まずは会場を下見する

展示会の会場準備をするのであれば、まずは会場を一度下見する必要があります。ただ会場の下見をするのではなく、ほかの展示会が開催されている時に一般客として下見をすることがポイントです。そうすることで一般客目線で会場の様子を確認することができますし、自分が開催する展示会のことを想定してどのように展示をすれば人の目を集めることができるのか、死角がないかどうかを確認しやすくなります。またほかの展示会が開催されている様子を見て良い点悪い点も把握できるため、参考にしやすい点がメリットです。

良い場所を確保するためには早めに会場を押さえる

会場の下見を終えた後は、展示会を開催する会場を押さえる必要があります。ただ下見に時間をかけ過ぎると良い場所だと思っていたところが埋まってしまう可能性があるので、良い場所を見つけたのであれば早めに会場を押さえるために動かなければいけません。会場の予約は早い者勝ちが基本ですし、一度予約が入ってしまったところが空くことはほとんどないとされています。このため料金の比較などを行うのであればあまり時間をかけないようにして、良いと思えた場所があればすぐに予約できるように動くことが必要です。

事前に会場準備に必要なものを確認しておく

これは当たり前のポイントではありますが、意外と展示会開催当日に足りないものが発生することは珍しくありません。このため当たり前だと疎かにせず、展示会の準備に必要なもの・展示会当日に必要なものを必ず確認して準備しておくことが大切です。場合によっては会場準備が展示会開催前日または当日になってしまうケースもあるので、そのような事態も踏まえて余裕をもって準備をしておいた方がトラブルを避けることができます。

展示会の施工は、会場内のレイアウトの決定や物品の搬入、設備の組み立てなど準備に長い時間と人員が必要となります。